Los sistemas de control son: Supervisión y Evaluación

La supervisión como sistema de control es una de las necesidades vitales en las organizaciones. Permite la medición de la actuación y el control de las acciones.

Raymond O. Loen citado por Bustos (1.981) define la supervisión como dar a los subordinados la instrucción , orientación y disciplina día a día, según se requiere para que ellos cumplan con sus obligaciones y responsabilidades.

Yo considero la supervisión como: como dirección democrática, basada en principios, cuyo principal interés radica en el supervisado y su realización plena. A través de la supervisión se logra la eficacia de las acciones y funciones. La supervisión es un factor importante de progreso que permite:

1. Promover el trabajo en equipo.

2. Mejorar los sistemas de trabajo.

3. Desarrollar la eficacia del personal.

4. Obtener la máxima productividad.

5. Mejorar la utilización de recursos en la ejecución del plan.

6. Detectar fallas y corregir errores de acciones.

Objetivos de la Supervisión:

Para el personal. Desarrollar habilidades, orientar, simplificar el trabajo, ofrecer un ambiente positivo en el trabajo y lograr el desarrollo de relaciones humanas adecuadas.

Para el público. Garantizar un servicio de calidad.

Para la organización. Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales.

Principios de la Supervisión:

Planificación. La supervisión planeada es más eficaz.

Psicología. El conocimiento del supervisado facilita la acción supervisora.

Sociología. Al supervisar, deberá tomarse en cuenta que las actitudes y la eficiencia del supervisado están condicionadas por el medio ambiente en que vive.

Dirección. El supervisar requiere tomar decisiones.

Enseñanza. Ensañar al trabajador a ejecutar el trabajo simplifica la supervisión.

Comunicación. El supervisar requiere comunicar en forma sistemática, en caso contrario, la supervisión no podrá darse.

La fuente generadora de los programas de supervisión son los servicios y sus necesidades.

Un programa de supervisión debe de reunir lo siguiente:

1. Cubrir todos los turnos.

2. Funcionar de manera vertical y horizontal.

3. Favorecer el desarrollo del personal.

4. Ser flexible y susceptible de medir.

5. Darse a conocer por todo el personal.

6. No rebasar los seis meses planeados.

7. Tener como propósito el objetivo de calidad.

La supervisión eficaz requiere de personal altamente cualificado y, además, que conozca el área de trabajo.

Uno de los errores más frecuentes de los supervisores consiste en efectuar una vigilancia abrumadora en busca de fallos, lo cual desvirtúa el verdadero propósito de la supervisión.

La disciplina es factor importante en la supervisión, pero es necesario ejercer un control para evitar o corregir un comportamiento indeseable.

DISCIPLINA.

El programa de acción disciplinaria que maneje el supervisor debe de contener:

a. Políticas, normas y reglamentos de la institución.

b. Información sobre sanciones.

c. Observación continua con acciones bien específicas.

d. Acciones correctivas de tipo constructivo.

e. Reforzamiento en las modificaciones de conducta aceptables; es decir, acciones de reconocimiento.

f. Motivación.

EVALUACION.

El proceso sistemático de la evaluación permite medir y comparar los resultados obtenidos en relación con los esperados.

Propósitos de la evaluación.

1. Corregir y mejorar los planes iniciales, o ambos casos.

2. Medir la eficacia de las actividades.

3. Fundamentar la toma de decisiones, en caso necesario y plantear opciones.

Al evaluar hay que tener presente:

a. Los objetivos.

b. Los logros.

c. Las necesidades.

d. Los recursos.

Nos podríamos preguntar ¿ Cuando se debe evaluar ?.

Al inicio, en el transcurso y al final de cualquier plan. La evaluación debe de ser permanente y dinámica, objetiva, oportuna y aplicable, y se enfocará a aspectos realmente significativos.

Los instrumentos para evaluar deben comprender criterios que enfoquen de manera directa el aspecto que se desea evaluar, delimitando el área que será objeto de medición.

La evaluación puede hacerse de formas:

Directa:

– Observación.

– Entrevistas.

– Reuniones.

Indirecta:

– Informes.

– Encuestas.

– Programas.

– Expedientes y otros.

Métodos de control

* Archivo.

* Auditoria.

ARCHIVO.

Es el conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados que conservan la historia de la organización.

Según el destino se clasifican en:

– Pasivo.

– Activo.

Según el sistema se clasifican en:

– Público.

– Privado.

– Secreto.

Determinar el contenido del archivo es una tarea ardua indispensable para un adecuado control de registros, informes, procedimientos y normas ejecutadas.

AUDITORIA.

La auditoria es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo.

* Objetivo. Descubrir deficiencias e irregularidades y plantear soluciones.

* Utilidad. Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.

Tipos de auditoria.

– Externa:

* Fiscal.

* Contable.

– Interna:

* Administrativa.

* Contable.

* Profesional.

Las auditorias externas suelen hacerlas las empresas de contadores públicos, intentan comprobar el estado financiero comprobando la exactitud de los registros.

Las auditorias internas se ejecutan con personal de la organización. La administrativa evalúa los controles administrativos, la estructura de la organización, las políticas, los planes y la ejecución.

La auditoria contable avalúa la exactitud de los datos presupuestales y su ejercicio a través de estadísticas.

La auditoria profesional evalúa la práctica del profesional diverso, conforme a un objetivo de calidad.

Técnicas de control más empleadas

* Informes. Deben de reflejar el aprovechamiento de los recursos en relación con el logro de los objetivos, se incluirá en su redacción conclusiones y sugerencias.

* Observación. Esta es indispensable, para su ejercicio se deberán fijar parámetros de medición que impidan la subjetividad.

* Control de cantidad. Se relaciona con la mayor o menor demanda; en los departamentos de enfermería se considera la cantidad de pacientes atendidos.

* Control de calidad. Es acorde al tipo de servicio que se preste. En los departamentos de enfermería se relacionará con la calidad de atención que se preste.

* Control de tiempo. En casi todos los organismos viene a ser de máxima importancia como indicador de programación de actividades y la utilización al máximo de recursos.

    * Control de inventarios. Se aplica para medir la existencias previstas y los suministros necesarios.